ChatGPTで報告書・議事録を作る方法｜メモから3ステップ

会議や打ち合わせのあと、報告書や議事録づくりに時間を取られていませんか。

ChatGPTを使えば、手元のメモを渡すだけで、要点の整った下書きが数分で作れます。

この記事では、報告書と議事録を作る手順を、3ステップで紹介します。

録音や特別なツールは使わず、自分のメモから始められます。

最終更新：2026年6月11日

STEP1：メモを渡して下書きを作る

結論：まず会議や作業のメモを、箇条書きのままChatGPTに渡します。

用意するのは、ChatGPTが使える端末と、伝えたいメモだけです。

録音や文字起こしツールは要りません。

きれいな文章にする必要もありません。

「誰が・何を話したか」がわかる短いメモで十分です。

社名や個人名は、この時点で「[A社]」「[Bさん]」のように伏せておくと安心です。

詳しい理由は、後半の「入力前の3つの注意点」で説明します。

下のように、メモを貼り付けてみましょう。

次のメモから、社内向けの議事録を作ってください。
・会議名：6月の販促ミーティング
・日時：6月10日 14時〜15時
・参加者：[Aさん]／[Bさん]／[Cさん]
・話したこと：夏のキャンペーン案、SNS投稿の担当、予算の確認
・決まったこと：7月開始、SNSは[Bさん]担当
・宿題：予算案を[Cさん]が来週まとめる
決定事項とTo Doは、最後に分けて書いてください。

このように、要点を渡すだけで、形の整った下書きが返ってきます。

STEP2：決定事項とTo Doを表で整理する

ねらい：あとから見返しやすいように、出力の形を指定します。

議事録や報告書は、決定事項と次の行動が一目でわかると役立ちます。

そこで「表で」「箇条書きで」と形式を指定します。

下書きができたら、続けてこう頼みます。

決定事項とTo Doを、それぞれ表にしてください。
To Doの表は「担当者」「内容」「期限」の3列にしてください。

💬 回答イメージ

※作例。

表にすると、誰がいつまでに何をするかが、ひと目で伝わります。

「To Doだけ表にして」のように、必要な部分だけ形を変えることもできます。

STEP3：報告書の形に整える

ゴール：同じメモから、日報や週報などの報告書に整えます。

ここまでは議事録を作ってきました。

同じメモやチャットの流れから、報告書の形にも変えられます。

日報や週報は、決まった項目にそって書くと読みやすくなります。

続けて、次のように頼んでみましょう。

今のメモを、上司に提出する週報の形に直してください。
項目は「今週やったこと」「成果」「来週の予定」「相談したいこと」の4つにしてください。
全体を300字くらいにまとめてください。

報告書の項目は、職場の様式に合わせて自由に変えられます。

「日報にして」「営業報告の形で」と頼めば、形式を切り替えてくれます。

うまくいかない時の2つの直し方

思った形にならないときは、次の2つで調整できます。

1. 要点がずれる：原因はメモの情報不足です。「誰が・何を決めたか」をメモに1行足して、もう一度渡します。
2. 文章が長い・かたい：原因は条件のあいまいさです。「300字で」「やわらかい言葉で」と、数や雰囲気を指定し直します。

どちらも、作り直しは何度でも無料の範囲でできます（2026年6月時点）。

入力前の3つの注意点

メモを渡す前に、次の3点を確認しましょう。

1. 個人情報を入れない：実名や取引先名、住所などは「[A社]」「[Bさん]」のように伏せて渡します。
2. 内容を自分で確認する：AIは日付や数字をまちがえることがあります。決定事項や期限は、必ず自分の目で確かめます。
3. 完成版は自分で仕上げる：ChatGPTは社内システムへの登録や提出をしてくれません。できた文面をコピーして、自分で報告書の様式に貼ります。

ChatGPTは無料プランでも利用できます（2026年6月時点）。

利用回数や機能には制限がある場合があります。

最新情報はOpenAI公式ヘルプセンターもあわせて確認してください。

まとめ

この記事のポイントをまとめます。

• メモを渡すだけで、議事録や報告書の下書きが作れます。
• 「表で」と形式を指定すると、決定事項やTo Doが見やすく整います。
• 同じメモから、日報や週報の形にも変えられます。

まずは、今日の会議メモを1つ、ChatGPTに渡してみましょう。

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